Мощная платформа для CRM и автоматизации бизнеса

Практика CRM: управление заказами интернет-магазина

Заказы от клиентов задают основной ритм деятельности компании по онлайн продажам и задачей компании является соответствовать этому ритму без сбоев и задержек, постоянно наращивая темпы. Поэтому именно управление заказами в первую очередь требует автоматизации. Посмотрим, как это сделать с помощью «Виртуального офиса продаж» и системы vTiger CRM.

Возьмем за основу типичный сценарий: заказы поступают по двум основным каналам — по телефону и с формы заказа на интернет-сайте.

При оформлении заказов по телефону главное — это скорость, с которой оператор сможет ввести имя и контактные данные клиента, осуществить поиск в базе уже зарегистрированных клиентов, ввести параметры заказа и проверить доступность товара на складе, выбрать способ доставки, рассчитать стоимость заказа с учетом доставки и действующих скидок, передать заказ на исполнение.

Шаг 1. Поиск контакта

Клиент по телефону называет свою фамилию, менеджер переходит в модуль «Продажи > Контакты» и выполняет поиск по фамилии.

Поиск контактов в системе CRM

Контакт найден, переходим к шагу 3.

Шаг 2. Ввод нового обращения

Если контакт не найден, менеджер использует быстрое создание обращения, выбрав в выпадающем списке «Нов. Обращение».

Список быстрого создания записей для ввода в CRM

В появившемся всплывающем окне менеджер вводит данные клиента.

Ввод данных клиента в CRM

После создания обращение следует автоматически преобразовать в контрагента.


Запуск преобразования обращения в контрагента

Преобразование обращения в контрагента

Шаг 3. Ввод параметров заказа

Менеджер выбирает модуль «Продажи > Заказы на Продажу» и затем нажимает кнопку «Создать» (зеленый плюс).

Добавление заказа на продажу в CRM

В форме ввода заказа менеджер вводит наименование заказа.

Ввод наименования заказа на продажу

Выбирает контрагента.

Выбор контрагента из базы клиентов CRM

Указывает способ доставки.

Выбор способа доставки заказа

И выбирает ответственного за дальнейшую обработку заказа. Таким ответственным может быть как пользователь, так и группа, например, отдел продаж.

Выбор ответственного за обработку заказа на продажу

Далее вводится состав заказа.

Ввод состава заказа на продажу

Используя кнопку выбора товара со склада (обведена красным кружком), менеджер получает информацию о стоимости и наличии указанного товара. После ввода требуемого количества товара система автоматически суммирует стоимость заказа, учитывая, при необходимости, налоги (НДС), скидки, стоимость доставки.

Шаг 4. Дальнейшая обработка заказа

В разделе «Продажи > Заказы на продажу» при выборе фильтра «Текущие заказы» сотрудники отдела продаж видят список заказов, требующих обработки.

Список текущих заказов на продажу

По каждому заказу можно автоматически создать счет.

Создание счета к заказу на продажу

 

После создания счета система позволяет отслеживать его состояние.

Изменение состояния счета

Как заказы, так и счета могут быть сохранены в формате PDF для отправки или печати.

Экспорт счетов в формате PDF

Очень удобна функция отправки PDF по e-mail, так как для этой операции не потребуется каких-либо дополнительных программ, а адресатов можно выбирать прямо из базы клиентов CRM.

Отправка e-mail с вложением с помощью CRM

Шаг 5. Списание товара со склада

Указанные в заказе товары будут автоматически списаны со склада при переводе заказа в состояние «Доставлен». Остатки на складе отображаются в модуле «Запасы > Продукты».

Отображение остатков на складе с помощью CRM

Система позволяет автоматически уведомлять по e-mail сотрудников, ответственных за поставки, при снижении запасов по определенным товарам ниже заданного порога.

Автоматизация ввода заказов с интернет-сайта

А как обстоят дела с заказами через сайт? Неужели придется выделить сотрудника, который будет проверять появление новых заказов в системе управления сайтом или электронной почте и вручную вводить их в систему CRM? Разумеется, нет! Для этого предназначены средства интеграции сайта продаж и СRM. Клиент самостоятельно введет все необходимые сведения в форму заказа, выберет состав заказа и способ доставки. После этого заказ автоматически поступает в CRM. При этом создается новый контакт, контрагент и заказ на продажу.

Я зарегистрирован на Портале Поставщиков


SSL Certificate Я принимаю Яндекс.Деньги Мы принимаем WebMoney