Мощная платформа для CRM и автоматизации бизнеса

Расширение "Показатели KPI"

Система SalesPlatform Vtiger CRM позволяет анализировать эффективность деятельности компании, а также уровень достижения поставленных целей при помощи ключевых показателей эффективности (KPI - Key Performance Indicators). KPI – это показатели достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Данные показатели вводятся для удобного измерения результатов работы компании в целом, отдельных подразделений и непосредственно сотрудников, а также с целью мотивировать персонал на достижение требуемых результатов.

Ключевые показатели можно разделить на:

По видам ключевые показатели подразделяются на:

Виды показателей и их количественные значения зависят как от направления деятельности компании, так и от ее стратегии, поэтому в разных компаниях они могут принимать разные значения.

В системе SalesPlatform Vtiger CRM ключевые показатели задаются в модуле “Показатели” (меню “Аналитика”), который становится доступным после установки расширения “Advances KPI” (https://marketplace.vtiger.com/app/listings?id=290). В данном модуле можно добавить группу показателей, которые соответствуют определенному аспекту деятельности компании. Каждый ключевой показатель вычисляется при помощи редактируемых формул на основе данных из Отчетов. В формулах можно использовать данные в виде количества записей или расчетных значений (например: сумма, среднее значение, наименьшая и наибольшая величины).

После того, как Вы сформировали группу из ключевых показателей, ее можно отобразить на главной странице в виде виджета, воспользовавшись кнопкой “Добавить виджет”. На рисунке 1 расположены три виджета, отображающие три группы ключевых показателей.


Главная страница


Рисунок 1 - Главная страница


В качестве примера использования модуля “Показатели” создадим следующие ключевые показатели:

Результативность Эффективность
Запаздывающие отношение факта выручки к плану выручки (приходные Платежи) суммарная выручка (Платежи или Счета) на посещение, звонок
отношение факта прибыли к плану прибыли (приходные Платежи за вычетом расходных) суммарная прибыль (Платежи или Счета) на посещение, звонок
отношение факта запланированных приходных Платежей (либо неоплаченных Счетов) к плану
средний размер Счета
соотношение выручки (оплаченные Платежи или Счета) от новых и старых клиентов
Опережающие отношение факта встреч, звонков клиентов к плану посещений, звонков клиентов (События Календаря) среднее количество посещений, звонков за день
отношение факта количества Обращений, Предложений, Сделок к плану Обращений, Предложений, Сделок конверсия Предложений в Заказы, Заказы в оплаченные Счета (или Платежи)
отношение фактического количества привлеченных клиентов (Контрагентов) к плановому количеству
соотношение факта посещений, звонков от новых и старых клиентов (Контрагентов)

Перед тем, как создавать ключевые показатели, необходимо создать Отчеты, с помощью которых производится отбор записей, удовлетворяющих необходимым условиям и, при необходимости, в Отчете производится расчет по числовым полям (подсчет общей суммы, нахождение среднего значения, наименьшей и наибольшей величин). Условия задаются следующим образом: Наименование Модуля (наименование поля) [значение]. (подробнее о создании отчетов см. онлайн-документацию).
Далее на основе данных из Отчетов можно будет формировать ключевые показатели.

Создание KPI результативности (запаздывающие)

  1. Отношение факта выручки к плану выручки

    Формула: Факт выручки/План выручки.

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям (см. Рисунок 2):

    • Платежи (Тип платежа) = “Приход”;
    • Платежи (Статус) = “Выполнен”.


    Задание условий для фильтра


    Рисунок 2 - Задание условий для фильтра

    А также необходимо произвести расчет общей суммы (в области “Расчеты” поставить галочку в колонке “Сумма”) по отобранным платежам (см. Рисунок 3).


    Подсчет общей суммы


    Рисунок 3 - Подсчет общей суммы

    В результате будет сформирован отчет, с фактической выручкой (см. Рисунок 4).


    Сформированный отчет


    Рисунок 4 - Сформированный отчет

    Далее создадим KPI. В качестве названия зададим: “KPI результативности (запаздывающие)”. В качестве слоя показателя добавьте “Отношение факта выручки к плану выручки”. Далее задайте формулу, по которой будет вычисляться показатель, для этого из области “Доступные значения отчетов” выберите созданный Вами отчет, в котором хранится фактическая выручка (общая сумма по отобранным платежам). При этом в область формулы добавляется ссылка на значение поля, в котором хранится фактическая выручка. Завершим формулу, разделив данное значение на “План выручки”, предусмотренный Вашей компанией (см. Рисунок 5).


    Отношение факта выручки к плану выручки


    Рисунок 5 - Отношение факта выручки к плану выручки

    В результате по введенной формуле был произведен расчет “Отношения факта выручки к плану выручки” (см. Рисунок 6).


    KPI результативности(запаздывающие)


    Рисунок 6 - KPI результативности(запаздывающие)


  2. Отношение факта прибыли к плану прибыли

    Формула: (Факт выручки - Факт расхода)/План прибыли.

    Для данного показателя потребуются два отчета:

    • Отчет о факте выручки;
    • Отчет о факте расхода.

    Отчетом о факте выручке можно воспользоваться из предыдущего примера, так как он подходит по условиям.

    Отчет о факте расхода должен удовлетворять следующим условиям:

    • Платежи (Тип платежа) = “Расход”;
    • Платежи (Статус) = “Выполнен”.

    А также произведите расчет общей суммы.

    К ключевому показателю “KPI результативности (запаздывающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Отношение факта прибыли к плану прибыли”. Далее задайте формулу (см. выше).


  3. Отношение факта ДЗ к плану ДЗ (ДЗ - дебиторская задолженность, запланированные приходные Платежи, либо неоплаченные Счета)

    Формула: Факт ДЗ/План ДЗ.

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям:

    • Платежи (Тип платежа) = “Приход”;
    • Платежи (Статус) = “Запланирован”.

    А также произведите расчет общей суммы.

    К ключевому показателю “KPI результативности (запаздывающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Отношение факта ДЗ к плану ДЗ”. Далее задайте формулу (см. выше).


  4. Средний размер Счета

    Формула: Значение поля “Средний счет”.

    Отчет должен удовлетворять следующему условию:

    • Платежи (Статус) = “Оплачен”

    А также необходимо произвести расчет среднего значения от общей суммы (в области “Расчеты” поставить галочку в колонке “Среднее”) по отобранным платежам.

    К ключевому показателю “KPI результативности (запаздывающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Средний размер счета”. Далее задайте в области для формулы среднее значение Счета при выборе, созданного нами отчета из области “Доступные значения отчетов”.


  5. Соотношение выручки от новых и старых клиентов

    Формула: Факт выручки новых клиентов/Факт выручки старых клиентов.

    Для того, чтобы узнать является ли клиент старым или новым, необходимо будет воспользоваться Модулем “Контрагенты” значением поля “Создано”. Выручку можно получить из Модуля “Платежи”. Тогда при создании отчета необходимо в качестве основного Модуля указать “Контрагенты”, а в качестве связанного Модуля “Платежи” (см.Рисунок 7).


    Создание Отчета


    Рисунок 7 - Создание Отчета

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям:

    • Контрагенты (Создано) “укажите дату, предусмотренную Вашей компанией, от которой система будет отталкиваться, каких клиентов считать старыми, а какие новыми“;
    • Платежи (Тип платежа) = “Приход”;
    • Платежи (Статус) = “Выполнен”.

    А также произведите расчет общей суммы.

    Аналогичный отчет создайте для нахождения выручки старых клиентов. Только при задании условия для Модуля “Контрагенты” для поля “Создано” укажите условие: .

    К ключевому показателю “KPI результативности (запаздывающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Соотношение выручки от новых и старых клиентов”. Далее задайте формулу (см. выше).

    После того, как вы сформировали все слои, система произведет расчет по введенным формулам для всех слоев и результаты выведет на экран (см.рисунок 8).


    KPI результативности (запаздывающие)


    Рисунок 8 - KPI результативности (запаздывающие)

Создание KPI эффективности (запаздывающие)

  1. Суммарная выручка на посещение

    Формула: Суммарная выручка Ивана Иванова/Количество встреч, проведенные Иваном Ивановым. В качестве ответственного за проведенные встречи у Вас может задействован другой пользователь.

    Для данного показателя потребуются два отчета:

    • Отчет о выручке Ивана Иванова;
    • Отчет о количестве встреч, проведенные Иваном Ивановым.

    Отчет о факте выручки должен удовлетворять следующим условиям:

    • Платежи (Тип платежа) = “Приход”;
    • Платежи (Статус) = “Выполнен”;
    • Платежи (Ответственный) = “Иван Иванов”.

    А также произведите расчет общей суммы.

    Отчет о количестве проведенных встреч Иваном Ивановым должен удовлетворять следующим условиям:

    • Календарь (Тип действия) = “Встреча”;
    • Календарь (Статус) = “Проведено”;
    • Календарь (Ответственный) = “Иван Иванов”.

    К ключевому показателю “KPI эффективности (запаздывающие)” добавьте в виде слоя показатель “Суммарная выручка на посещение”. Далее задайте формулу (см. выше).

  2. Суммарная выручка на звонок

    Суммарная выручка на звонок вычисляется аналогично предыдущему примеру. Только в отличие от вычисления суммарной выручки на посещение, для данного примера в качестве типа действия для Модуля “Календарь” надо задать “Звонок”. Тогда формула будет выглядеть следующим образом: Суммарная выручка Ивана Иванова/Количество звонков, совершенные Иваном Ивановым .

  3. Суммарная прибыль на посещение

    Формула: (Факт выручки - Факт расхода)/Количество встреч, проведенные Иваном Ивановым.

    Для данного показателя потребуются два отчета:

    • Отчет о факте выручки Ивана Иванова;
    • Отчет о факте расхода Ивана Иванова (напр, з/п Иванова).

    Отчетом о факте выручке можно воспользоваться из предыдущего примера.

    Отчет о факте расхода должен удовлетворять следующим условиям:

    • Платежи (Тип платежа) = “Расход”;
    • Платежи (Статус) = “Выполнен”;
    • Платежи (Плательщик/Получатель) = “Иван Иванов”.

    А также произведите расчет общей суммы.

    К ключевому показателю “KPI эффективности (запаздывающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Суммарная прибыль на посещение”. Далее задайте формулу (см. выше).

  4. Суммарная прибыль на звонок

    Суммарная прибыль на звонок вычисляется аналогично предыдущему примеру. Только в отличие от вычисления суммарной прибыли на посещение, для данного примера в условии в качестве типа действия для Модуля “Календарь” надо задать “Звонок”. Тогда формула будет выглядеть следующим образом: (Факт выручки - Факт расхода)/Количество звонков, совершенные Иваном Ивановым.

    В результате ключевой показатель будет выглядеть следующим образом:


    KPI результативности (запаздывающие)


    Рисунок 9 - KPI эффективности (запаздывающие)

Создание KPI результативности (опережающие)

  1. Отношение факта посещений к плану посещений

    Формула: Факт посещений/План посещений.

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям:

    • Календарь (Тип действия) = “Встреча”;
    • Календарь (Статус) = “Проведено”;
    • Календарь (Ответственный) = “Иван Иванов”.

    К ключевому показателю “KPI результативности (опережающие)” добавьте в виде слоя показатель “Отношение факта посещений к Плану посещений”. Далее задайте формулу (см. выше).

    Аналогичным образом задайте ключевой показатель для Звонков.

  2. Отношение факта Лидов к плану Лидов

    Формула: Фактическое количество Лидов/План Лидов.

    В отчете не предусмотрены никакие условия, так как нам понадобится только количество записей в Модуле “Обращения”.

    К ключевому показателю “KPI результативности (опережающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Отношение факта Лидов к плану Лидов”. Далее задайте формулу (см. выше).

    Аналогичным образом задайте ключевые показатели для Предложений, Сделок и Контрагентов (привлеченные клиенты).

  3. Соотношение факта посещений от новых и старых клиентов

    Данный ключевой показатель вычисляется аналогично примеру “Соотношение выручки от новых и старых клиентов”.

    Только в отличие от аналогичного примера, для данного показателя в качестве связанного Модуля надо указать “Календарь”. В качестве типа действия для Модуля “Календарь” надо задать “Встреча”, статус - “Проведена”. Производить расчет общей суммы не надо.

    Формула будет выглядеть следующим образом: Факт посещений новых клиентов/Факт посещений старых клиентов.

    Аналогичным образом задайте ключевой показатель для Звонков.

    В результате ключевой показатель будет выглядеть следующим образом:


    KPI результативности (опережающие)


    Рисунок 10 - KPI результативности (опережающие)

Создание KPI эффективности (опережающие)

  1. Среднее количество посещений за день

    Формула: Количество посещений за предыдущий месяц/20.

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям:

    • Календарь (Тип действия) = “Встреча”;
    • Календарь (Статус) = “Проведено”;
    • Календарь (Дата выполнения) “01.03.2016,31.03.2016”.

    К ключевому показателю “KPI эффективности (опережающие)” добавьте в виде слоя показатель “Среднее количество посещений за день”. Далее задайте формулу (см. выше).

    Аналогичным образом задайте ключевой показатель для Звонков.

  2. Конверсия КП в Заказы

    Необходимо определить количество записей в Модуле “Заказы”, например, за предыдущий месяц.

    Формула: Количество записей в Модуле “Заказы” за предыдущий месяц.

    Отчет должен удовлетворять следующим условиям:

    • Заказы (Создано) “01.03.2016,31.03.2016”.

    К ключевому показателю “KPI эффективности (опережающие)” добавьте в виде дополнительного слоя показатель “Конверсия КП в Заказы”. Далее задайте формулу (см. выше).

  3. Конверсия Заказов в оплаченные Счета

    Данный показатель определяется аналогично предыдущему примеру. Только в качестве основного Модуля используется “Счета”“Счета” Статус задать “Оплачен”. Тогда формула будет выглядеть следующим образом: Количество записей в Модуле “Заказы” за предыдущий месяц.

    В результате ключевой показатель будет выглядеть следующим образом:


    KPI эффективности (опережающие)


    Рисунок 11 - KPI эффективности (опережающие)


Я зарегистрирован на Портале Поставщиков


SSL Certificate Я принимаю Яндекс.Деньги Мы принимаем WebMoney