SalesPlatform vtiger crm 640 Документы и Комментарии

Материал из SalesPlatform Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Главная страница руководства


Содержание

Краткий обзор

В системе Vtiger CRM существуют два модуля, имеющие общую функциональность, независящую от автоматизируемого процесса, и связанных почти со всеми остальными модулями. Это модуль Документы и модуль Комментарии.

Документы

Краткий обзор

Модуль Документы предоставляет возможность создания, добавления, хранения и редактирования различных документов, так или иначе появляющихся в процессе работы с системой.

Документы - это файлы, сохраненные в Vtiger CRM. Файлы могут храниться в самой системе, либо в системе может храниться ссылка на файл, находящийся на внешнем носителе.

Файлы документов (любого вида) для классификации можно группировать в папки. Вложенные папки, как в обычной файловой системе, не предусмотрены.

Из любого модуля, который работает с документами, можно обратиться к этому хранилищу и привязать необходимый документ к нужной записи. Один и тот же документ может быть привязан к любому количеству записей. Например, некий клиент заключил с Вашей фирмой договор на серию покупок. Договор, в виде файла Word может быть загружен в систему, после чего связан и с Контрагентом, который его заключил, и к сделке, в рамках которой будут производиться поставки, и к каждому отдельному заказу, в рамках сделки.

Вид списка документов

Список всех Документов, занесенных в систему Vtiger CRM, доступен в области навигации меню в разделе [Все] → [Инструменты] → [Документы]. Пример списка показан на рис. 5.1. Элементы окна списка подробно описаны в разделе «Страница списка».

Vt important.png Важно
Содержание списка может быть настроено в соответствии с требованиями бизнеса. Кроме того, система vtiger CRM может использовать эти списки для автоматического анализа. Обратитесь к разделу «Настройка списков» за дальнейшей информацией.



Рис. 12.1: Вид списка Документов



Действия

На странице списка Обращений доступны следующие действия над выбранными записями (см раздел «Действия над выбранными записями») :

Удалить Документ
Отметьте записи документов, которые требуется удалить, и нажмите кнопку [Удалить].
Изменить Документы
Выберите нужные записи отметив их в списке и нажмите на кнопку [Действия] → [Изменить]. В появившемся окне выберите значения для массового изменения. (См. «Массовое изменение записей»).
Переместить Документ
Перемещает документы между папками.
Добавить папку
Создает новую папку.
Добавить документ
Создает новый документ.
Экспорт Документов
Переход на страницы экспорта Документов. Подробнее эти операции описаны в разделе «Экспорт и импорт данных»

Работа с папками

Документы в системе Vtiger CRM сохраняются папках. По умолчанию в ней присутствует только одна папка, которая так и называется: "По умолчанию". Чтобы создать пользовательскую папку, нажмите на кнопку [Добавить папку] на странице списка Документов. Введите имя папки и описание. Нажмите кнопку [Сохранить].

Рис. 12.2: Создание папки


Созданные папки автоматически становятся фильтрами списка документов.

Рис. 12.3: Фильтр списка Документа


Vt note.pngПримечание: Папки будут отображаться для всех пользователей в вашей Vtiger CRM. Если вы хотите установить другие правила доступа к папкам и документам, это можно сделать в разделе Совместный Доступ.

Добавление документа

Для добавления документа нужно нажать кнопку [Добавить документ] на странице списка документов, или на странице связного списка документов.

Откроется форма добавления документа:

Рис. 12.4: Новый Документ


Таблица 12.1: Поля карточки Документа
Поле Назначение
Оглавление Название Документа, как оно будет отображаться в списке
Ответственный Пользователь, ответственный за Документ
Название папки Папка, в которой хранится документ
Описание Может использоваться для кратких заметок к содержимому файла, но визуальный редактор позволяет создать сам документ, без использования файла. Во втором случае содержимое будет отображаться на карточке документа, но его нельзя будет скачать в виде файла.
Размещение Vtiger поддерживает два типа размещения файлов.
Внутренний : Файл загружается в систему с диска, что позволяет в дальнейшем его скачать или отправить по E-mail, как вложение в случае необходимости.
Внешний : Сохраняет URL внешнего местоположения файла, из которого файл может быть загружен.
Название файла Поле выбора файла с диска (при внутреннем размещении) или URL файла (при внешнем)
Активен Позволяет выключить документ из работы, не удаляя файл.
Версия При изменении и перезагрузке файла, позволяет указать текущую версию файла.

Комментарии

Краткий обзор

Практически к каждой записи, за редким исключением, система Vtiger CRM предоставляет возможность добавить комментарии. Комментарии - это также отдельная сущность CRM системы, но в отличие от остальных сущностей, Комментарии имеют некоторые особенности.

Комментарий не является самостоятельным объектом. У комментариев отсутствует страница списка, страница карточки, и т. д.

Vt important.png Важно
Модуль Комментариев, в отличие от остальных модулей не может быть настроен, путем добавления или сокрытия полей. Каждый комментарий имеет время создания, автора и текст. Вид отображения комментариев также не может быть изменен. Настроить в Менеджере модулей можно только обработчики, то есть действия системы при создании комментария. Либо вообще отключить функционал комментариев.

Добавление комментария

Комментарии нельзя ввести непосредственно, прямым вводом. Каждый комментарий должен относиться к какой-либо конкретной записи.

Комментарий к определенной записи можно добавить в большинстве случаев прямо на карточке объекта, или со страницы связанных комментариев:

Рис. 12.5: Добавление комментария


В поле, предназначенном для комментария, нужно ввести текст, и нажать кнопку [Опубликовать].

Пользователь может ответить на комментарий (как свой собственный, так и чужой) и тогда появляется Тема (иерархическая цепочка комментариев), а может добавить новый.

Отображение комментариев

Отображаются комментарии там же где и добавляются - на карточке объекта, или на странице связанных комментариев. При этом вывод каждого комментария предваряется временем его создания, и именем автора комментария.

На карточке Комментарии отображаются плоским списком в хронологическом порядке.

Рис. 12.6: Комментарии на карточке Контакта


На странице связанных комментариев в хронологическом порядке отображаются Темы, которые можно свернуть и развернуть.

Рис. 12.7: Комментарии в иерархическом виде



Главная страница руководства

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты