SalesPlatform vtiger crm 640 Календарь

Материал из SalesPlatform Wiki
Перейти к: навигация, поиск

Главная страница руководства


Содержание

Краткий обзор

Система vtiger CRM предоставляет в ваше распоряжение Календарь, который позволяет хранить информацию о Встречах и Звонках (оба вида далее могут называться События), и Задачах, которые далее все вместе могут называться Действия. В разделе объяснена рабочая разница между Событиями и Задачами.

Vt important.png Важно
Будьте внимательны при планировании Действий. Даже если вы считаете встречу Задачей, то система Vtiger CRM – нет. Дополнительную информацию можно найти в разделе «Задачи».


Система Vtiger CRM предоставляет несколько возможностей вносить или планировать действия, относящиеся к календарю. Вы можете использовать календарь непосредственно, через Меню быстрого создания, или создавать действия во время процесса продажи в Обращениях или Сделках, или во время оказания услуг в меню Заявок. Данные календаря можно и нужно связывать с иными данными, хранящимися в системе Vtiger CRM, такими, как Контакты, обращения, или Контрагенты. Система vtiger CRM помогает не только планировать действия, но и предоставляет множество инструментов для эффективного управления действиями на уровне организации.

Если требуется использовать календарь для того, чтобы запланировать Событие, или Задачу, можно либо нажать на кнопку календаря в любом списке, либо на кнопку [Календарь] в области навигации. Откроется новое окно, в котором в зависимости от настроек системы будет выведен календарь на день, на неделю, на месяц или на год. В рамках этих представлений также можно вывести календарь либо в виде списка, либо в календарном представлении. На рис. 11.1 показан пример почасового вида календаря на день.

Рис. 11.1: Календарь – почасовой вид

В этом окне выводятся все запланированные для определенного дня события. Вы можете переключиться на недельный, месячный, или годовой вид путем нажатия на соответствующую кнопку в верхней части ежедневного календаря. Вы можете также переключиться в вид списка.

События и Задачи

Модуль Календарь позволяет планировать и отслеживать два вида Действий: События и Задачи. Эти виды действий имеют существенную разницу, и обрабатываются по-разному. И не всегда то, что в обиходе называется "событием" или "задачей" являются таковыми и для системs Vtiger CRM.

События

Событием в календаре Vtiger CRM называется действие, которое имеет четко обозначенные временные рамки (время начала и время завершения), и может быть помещено на календарную сетку.

Событие может иметь следующие статусы:

Таблица 11.1: Статусы События
Статус Описание
Запланировано: Для События назначено время в Календаре (Начала и завершения), которое еще не наступило.
Проведено: Время, на которое было запланировано событие прошло, и само событие состоялось.
Не проведено: Время, на которое было запланировано событие прошло, и само событие НЕ состоялось.
Просрочено: Время, на которое было запланировано событие прошло, и система автоматически перевела статус в "Просрочено". Далее пользователь должен вручную выставить статус либо "Проведено", либо "Не проведено", в зависимости от реальной ситуации.

Vt note.png Примечание: Статус "Просрочено" не может быть выставлен вручную.

Vt note.png Примечание: Система не даёт возможности создать Событие в статусе "Запланировано", у которого срок завершения уже наступил.

Задачи

Задачей в системе Vtiger CRM называется действие, которое должно выполнено, и принести определенный результат. У Задачи строго обозначенного времени, когда она будет выполняться. У Задачи есть время постановки (когда она была поставлена) и срок, к которому её планируется выполнить. Если Событие запланировано например на завтра с 15-00 до 17-00, то это время у участников события занято. Если Задача поставлена сегодня, а выполнить её необходимо в следующему понедельнику - это не значит, что исполнитель будет занят все это время.

У Задачи могут быть следующие статусы:

Таблица 11.2: Статусы Задачи
Статус Описание
Запланировано Задача находится в стадии планирования. Она еще не готова к исполнению
Не начато Задача поручена исполнителю, но он еще не приступил к её выполнению
В процессе Задача в данный момент выполняется
Завершено Работа над задачей завершена
В ожидании Работа над задачей временно приостановлена, по каким-то причинам, но предполагается возобновление работы.
Отсрочено

Различия Событий и Задач

Ниже приводятся основные отличия, которые проявляются при использовании Событий и Задач

Таблица 11.3: Различия Событий и Задач
Событие Задача
Событие не может быть выполнено, приостановлено, находиться в процессе, либо в ожидании. Оно может быть запланировано (если время не наступило), проведено (если состоялось), или не проведено (если не состоялось). Задача имеет свой жизненный цикл: Задачу можно запланировать, взять в работу, частично выполнить, приостановить, перепоручить (сменить ответственного) или завершить (получить результат). Для задачи существует понятие "частично выполнена". Для События такого понятия нет.
Событие происходит в четких временных рамках, и время, в которое длится событие, у всех его участников занято. У События есть понятие "Длительность", которая обычно измеряется в часах и минутах. У Задачи есть дата (и время) постановки задачи, а также дата, к которой задачу планируется выполнить. Это не означает что все это время у исполнителя занято. Задача может быть выполнена и раньше срока. У Задачи нет понятия "Длительность". Есть "Срок выполнения". Это не количество дней, а дата.
К Событию можно пригласить других участников. Тогда время этих участников тоже будет занято. У Задачи нет понятия "участников". Есть ответственный, который считается исполнителем. Ответственного можно сменить, но добавить нескольких ответственных нельзя.
Событие может быть личным или публичным, когда другие пользователи могут видеть, что человек занят. Задачи нельзя сделать видимыми для других пользователей. Видимость Задач определяется системой, согласно иерархии ролей.
Событие может быть повторяющимся и регулярным. Например ежедневная планерка, или рабочее совещание раз в две недели. В системе для этого создается одно Событие, и настраиваются правила его повторения. Каждая задача уникальна. Даже если какие-то задачи однотипны, то у каждого экземпляра Задачи есть свои параметры, и для каждой Задачи создаётся своя запись в системе. Задача не может быть повторяющейся.
Поскольку у События есть время начала, то система может отправлять напоминание о событии за некоторое время до его начала. В случае повторяющегося событие, напоминание будет направляться каждый раз, когда подходит время начала. Задача может отправить уведомление ответственному, один раз при назначении или смене ответственного.

Добавление События в Календарь

Для планировании в расписании встречи или звонка нажмите на кнопку [+ Событие/задачу] и выберите тип события. В календаре откроется всплывающее окно, пример которого показан на рис. 11.2.

Рис. 11.2: Новое событие (Звонок или Встреча)

В этом окне можно ввести необходимую информацию События.

Описание полей приведено в табл. 11.1.

Таблица 11.1: Описание информации Событий
Название поля Описание
Тип действия: Выберите [Звонок], [Встреча], [Звонок с мобильного].
Тема: Необходимо дать название событию.
Описание: Вы можете дать краткое описание данного события.
Видимость: Вы можете отметить событие как Публичное, и тогда это новое событие будет видимым для остальных пользователей. Дальнейшая информация приведена в разделе «Совместный доступ к Календарю».
Статус: Выберите требуемый статус.
Приоритет: Вы можете указать приоритет события.
Ответственный: По умолчанию, за событие отвечает создавший запись пользователь. Это значение при необходимости можно изменить.
Отправить Уведомление: Если вы поставите отметку в этом поле, ответственному будет отправлено сообщение о событии. Вы можете использовать эту функцию, например, при смене ответственного.
Дата/время начала и окончания: Каждое событие имеет начало и окончание. Вы можете выбрать время начала и окончания позже. Это, например, необходимо, когда у вас командировка в несколько дней.
Пригласить: Вы можете пригласить других пользователей участвовать в данном событии. Для приглашения следуйте инструкции на экране. Учтите, что событие будет внесено в календарь приглашенных пользователей.

Вы можете нажать на закладку [Напоминание], для создания автоматического напоминания, посылаемого по электронной почте системой Vtiger CRM, как показано на рис. 11.3.

Vt important.png Важно
Для корректной работы автоматического напоминания необходимо настроить планировщик задач cron.
Рис. 11.3: Напоминание о событии

Для напоминания требуется указать время отправки до наступления события.

Система vtiger CRM также позволяет вам включать в расписание повторяющиеся на регулярной основе события. Нажмите на закладку [Повторить] для установки повторяющегося события. Диалог настройки повторяющегося события показан на рис. 11.4.

Рис. 11.4: Повторяющиеся события



Кроме того, вы можете присоединить событие, например, к вашему контакту, как показано на рис. 11.5.

Рис. 11.5: Присоединение событий

В завершение нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения расписания событий в системе vtiger CRM. В результате вы увидите внесенное в ваш календарь событие.

Vt note.png Примечание
У каждого пользователя есть свой собственный календарь. Однако вы можете пригласить других пользователей системы vtiger CRM к участию в звонках или встречах, и/или предоставить доступ к вашему календарю другим пользователям, как описано в разделе «Совместный доступ к Календарю».
Vt note.png Примечание
Календарь использует язык, указанный в качестве основного языка в браузере. Если вы видите в календаре неправильный язык, проверьте настройки вашего браузера.


Создание Задачи

Система vtiger CRM помогает вам планировать Задачи. Задачи всегда назначается на одного пользователя либо одну группу и не имеет даты окончания. Вы не можете приглашать других пользователей и не можете присоединить к задаче более чем одного контакта. Однако вы можете переназначить задачи путем смены ответственного.

В системе Vtiger CRM существует много экранов, где вы можете внести Задачи. Вы можете создавать Задачи в любой странице подробного ввода информации на всех шагах процесса продаж, или в календаре. Откроется окно ввода, пример которого приведен на рис. 11.6, где надо ввести информацию Задачи.

Рис. 11.6: Новая задача

Необходимо учитывать наличие полей, обязательных для заполнения.

Ответственному за Задачу можно послать Уведомление, отметив соответствующее поле в нижней части окна Задачи на закладке [Уведомление]. Задание можно также связать с информацией различных модулей системы vtiger CRM, нажав на закладку [Относится к] в нижней части окна Задания. Сходные действия описаны в разделе «Добавление События в календарь».

По окончании внесения изменений нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения задания в системе Vtiger CRM.

Все события и задачи

Если вы хотите увидеть все действия в одном списке, как показано на рис. 11.7, вам необходимо нажать на закладку [Список] в меню справа.

Рис. 11.7: Все события и задачи - вид списка

Вы можете изменить список на основе ваших собственных критериев. Обратитесь к разделу «Работа со списками» за дальнейшими инструкциями по изменению вида списка. Вы также можете отметить действие как закрытое нажатием на значок [V] в правой части списка у необходимой записи.
Если требуется отметить все записи для массового изменения, можно поставить крестик в крайнем левом поле в шапке таблицы.

Рис. 11.8: Ссылка, позволяющая отметить все записи на всех страницах

В случае, если количество записей большое и они располагаются на нескольких страницах, то появится ссылка, изображенная на рис. 11.8., позволяющая отметить все записи на всех страницах.

При нажатии в списке на названии записи откроется окно детального вида, пример которого показан на рис. 11.9.

Рис. 11.9: Детальный вид записи

В детальном виде Действия или Задачи можно отредактировать детали, добавить поле в Tag Cloud (Облако Тегов), или дублировать Действие для создания новой записи Действия.

Совместный доступ к Календарю

Вы можете разделять доступ к вашему календарю или информации о событиях с другими пользователями системы vtiger CRM. Возможны следующие типы совместного доступа:

  1. Совместный доступ с любым пользователем системы vtiger CRM, задаваемые в настройках календаря:
    Нажмите на кнопку шестеренка, которая находится правее кнопки [+ Событие/Задачу]. В окне Настройки Календаря выберите пользователей, которым вы хотите разрешить доступ к вашему календарю. Пример окна приведен на на рис. 11.7.
    Рис. 11.10: Настройки Календаря


  2. Совместный доступ с пользователями, описанными в иерархии Ролей:
    Вне зависимости от настроек разделения прав доступа к записям событий, установленных в вашем календаре, другие пользователи в иерархии, базирующейся на ролях, могут видеть отдельные события в календарях других пользователей, если эти события указаны как Доступные публично. Для того, чтобы сделать событие публично доступным, при создании нового события в выпадающем списке [Видимость] указать [Публичное], как показано на рис. 11.8.
    Рис. 11.11: Совместный доступ к событиям


Импорт и экспорт Действий

Для импорта или экспорта действий в или из офисных приложений система vtiger CRM поставляется в набором расширений, которые можно установить на персональный компьютер. Сюда входят расширение vtiger Outlook для компьютеров Windows и расширение vtiger Thunderbird для компьютеров Windows, Mac или Linux.

Также система SalesPlatform предоставляет возможность синхронизации Задач и Событий с календарями Google. Подробнее см раздел Интеграция с Google;


Главная страница руководства

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
Инструменты