Интеграция CRM c системами документооборота / ECM

24 января 2018

• рубрика: Кейсы
• комментарии: нет комментариев

Системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM), также именуемые в русскоязычном варианте системами документооборота, являются ключевыми компонентами деятельности современных предприятий. Системы этого класса обеспечивают единый версионируемый репозиторий документов с контролируемым распределенным доступом, а также автоматизацию бизнес-процессов, связанных с обработкой документов.

В качестве ECM могут выступать: Alfresco, Sharepoint, OwnCloud и др.

Возможны следующие кейсы интеграции Salesplatform CRM и ECM:

• Замена функций локального хранилища Документов CRM на хранилище ECM:
  • Для CRM в ECM создается корневой раздел.
  • При создании в CRM папки Документов в ECM автоматически создается одноименный раздел в корневом разделе.
  • При создании Документа в CRM в определенной папке Документ автоматически размещается в соответствующем разделе в ECM, вложение заменяется на ссылку в ECM.
  • При создании Документа в ECM в определенном разделе Документ автоматически создается в CRM в соответствующей папке.
  • При редактировании Документа, если изменяется вложение, в ECM новый файл выгружается, как новая версия.
  • Все файлы хранятся в ECM, в CRM хранятся только ссылки.
  • Автоматическое управление доступом к документу в ECM на основе прав доступа к Документу в CRM.
  • При отправке Документа из CRM по электронной почте Документ загружается из ECM отправляется в виде вложения.
• Автоматическая консолидация Документов, относящихся к сущностям системы, в ECM:
  • Аналогично п.1, только разделы создаются на основе сущностей CRM, к которым привязаны Документы.
  • Например, при создании в CRM Сделки «Поставка оборудования» для Контрагента «Газпром» в ECM автоматически создается раздел «Газпром», подраздел «2017-11-14 Поставка оборудования» внутри раздела «Газпром».
  • Любой документ, созданный в CRM по данной Сделке, автоматически выгружается в соответствующий подраздел ECM.
  • Любой документ, созданный в ECM в данном подразделе, автоматически выгружается в CRM и связывается с соответствующей сущностью.